Campanha 5S

O melhor remédio contra o desperdício. Tome sem medo, a cura é certa

O QUE É 5S?  

É uma busca obsessiva pela melhoria contínua nas atividades do dia-a-dia, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. 

Na pratica do 5S, necessariamente, tem que engajar todas as pessoas da Empresa: do Presidente ao Faxineiro. 

Cada indivíduo precisa: 

Cuidar de seu bem estar físico, mental e espiritual. 

Evitar fofocas, boatos ou brincadeiras de mau gosto, Elas ferem a sensibilidade e o respeito entre as pessoas. 

Falar com as pessoas e não das pessoas. 

Cumprir as regras de segurança e de medicina, higiene e saúde do trabalho. 

Respeitar e preserve o meio ambiente. 

Atender a princípios éticos de convivência humana. 

O 5S surgir no Japão, no final da década de 60, a partir da constatação de que as fábricas japonesas eram muito sujas, os gerentes e operários conviviam com esta realidade sem a perceber que isto limitava muito o padrão de Qualidade.

Era preciso mudar e o sucesso do 5S no Japão é creditado, em grande parte, à obtenção de melhoria em todas as áreas da empresa, através de pequenas ações no dia-a-dia.

5S representa as iniciais de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Na língua japonesa estas palavras têm significado muito profundo, impossível de ser traduzido para o nosso idioma.

Em português poderíamos aproximas este significado como:

SEIRI – Descarte.

SEITON – Organização.

SEISO – Limpeza.

SEIKETSU - Higiene – Padrão.

SHITSUKE – Autodisciplina.

POR QUE FAZER 5S

Quando as relações entre as pessoas são ruins e, em consequência a desconfiança, elimina a disposição dos colaboradores em contribuir com sugestões de melhoria dos processos de trabalho. Os gerentes gastam a maior parte do tempo “apagando incêndios”, sem debelar a insatisfação no trabalho, fonte geradora de desperdício de recursos materiais e tempo das pessoas.

A visão horizontal usada pelas gerencias, não consegue perceber que a grande parte dos problemas origina-se de detalhes insignificantes, que por serem pequena são desprezadas, como consequência, tem-se a predominância do hábito de julgar os resultados, sem a preocupação com os processos que os produzem.

DESCARTE (SEIRI)

Consiste em selecionar e separar: o que serve do que não serve. O que é útil do que não é útil.

Como:

Analisando e definindo o material, de acordo com a sua utilidade.

Benefícios:

Eliminação de material desnecessário.

Liberação de espaço.

Reaproveitamento de materiais por outros setores.

Redução de desperdícios.

Descartando:

Separar os materiais de acordo com sua utilidade.

Verificar a frequência de utilização de cada documento ou objeto: utilização; continua; utilização diária; utilização esporádica; sem utilização neste ambiente de trabalho.

Verificar se há algum material necessário, porém indisponível ou com mau funcionamento, em caso afirmativo, providencie a reparação.

Identificar todos os materiais.

Listar todos os materiais identificados, separando as listas por frequências de uso (use os formulários específicos de 5S).

Dicas:

Coragem! Evite guardar coisas desnecessárias, pois elas ocupam o espaço daquelas que são realmente úteis.

Identificar e fazer lista do que não é útil.

Divulgar amplamente a importância do “S”.

Antes de descartar materiais, verifique se são úteis para outras áreas.

Designar local único para os meterias a serem descartados. Este local deve ser visível para todos.

Documentar o “antes” e o “depois”. Use câmera de vídeo ou fotográfica.

A etapa de DESCARTE (SEIRI) é interminável.

Periodicamente, re-avaliar os resultados.

Objetivo: manter no local de trabalho apenas os materiais úteis.

ORGANIZAÇÃO (SEITON)

Consiste em organizar cada coisa em seu lugar, considerando sua frequência de uso, de modo a permitir sua utilização:

Rápida e correta.

Em qualquer momento.

De forma planejada.

Como:

Manter os materiais utilizados:

Continuamente, ao alcance das mãos para uso imediato.

Diariamente, armazenado em local adequado, próximos à execução do ambiente de trabalho.

Esporadicamente, em depósito especifico.
Benefícios:

Rapidez e facilidade na busca de materiais e documentos.

Ambiente ideal para o desempenho de atividades.

Redução de acidentes (eliminação de condições inseguras).

Melhoria na comunicação interpessoal.

Eliminação de compras em duplicidade.

Facilidade de controles em geral.

Boa apresentação do ambiente de trabalho.

Redução de conflitos.

Redução do cansaço físico e mental.

Organizando:

Padronizando terminologias:

Cada material deve ter o mesmo nome em toda a Empresa.

Elaborar dicionário dos termos mais comuns.

Padronizar o endereçamento: cada material deve ter o seu local próprio.

Usar recursos visuais eficazes: placas, rótulos e etiquetas com desenho de cores vivas e sugestivas.

Criar o hábito de re-arrumar:

Após usar um documento, material ou equipamento, reponha-o no seu lugar. Isto facilitará encontrá-lo quando mais tarde precisar dele.

Não deixar “rastros” ou lixo pelo caminho.

Deixar melhor do que encontrou.

Dicas:

Desenvolver campanha do “UM É MELHOR”:

Manter apenas uma cópia de documento.

Manter um único e bom arquivo. Só duplicar meios se houver comprovação (dados e fatos) de sua necessidade.

Priorizar - fazer uma coisa de cada vez.

Objetivo: obter um arranjo simples para o local de trabalho, organizado com leiaute eficiente e eficaz.

LIMPEZA (SEISO)

Consiste em “usar a vassoura” para retirar a sujeira. Isto quer dizer também:

Após o uso de material ou equipamento, deixá-lo em condições ideais de reutilização.

Não conviver com a sujeira.

Assear o ambiente de trabalho.

Como:

Manter em perfeitas condições o material de trabalho.

Limpar é sinônimo de inspecionar.

Benefícios:

Ambiente de trabalho agradável.

Familiaridade com os materiais e equipamentos.

Eliminação de desperdícios.

Limpando:

Remover qualquer sujeira ou poeira de pisos, tetos, paredes, janelas, prateleiras e armários do ambiente de trabalho (e também de sua casa!).

Manter mesas limpas e em condições de uso.

Colocar cada documento em uma pasta identificada.

Só deixar sobre a mesa o que estiver usando.

Jogar no cesto de lixo copos plásticos, logo após usá-los.

Manter cesto de lixo disponível e limpo, em cada ambiente de trabalho, considerando as fontes geradoras de lixo.

Desenvolver atividades com início, meio e fim.

Dicas:

Local limpo não é o que se varre, mas sim, aquele que menos se suja.

Após a utilização de material ou equipamento, inspecione e verifique se está em perfeita condição de uso.

Cada indivíduo pode ser o próximo usuário beneficiado.

“Não varrer lixo para debaixo do tapete”.

Esvaziar o cesto de lixo diariamente ou sempre que necessário.

Estabelecer horário para a limpeza diária.

Limpeza e inspeção andam juntas: só inspecionando o local de trabalho é que o indivíduo percebe a necessidade de limpá-lo.

Mais importante que limpar é não sujar.

Objetivo: atingir um “Estado de limpeza” adequado.

HIGIENE - PADRONIZAÇÃO (SEIKETSU)

Consiste em manter o “estado de limpeza e de organização” obtidos. Tendo como consequência a melhoria das condições físicas e mentais, proporcionando ao indivíduo:

Manter o nível de produtividade programado.

Seja “OK” como profissional e como pessoa.

Como:

Re-avaliar, permanentemente, a saúde física e mental.

Manter continua “verificação” através do uso de: gerenciamento visual e lista de verificação. A base deste “S” é a contínua “verificação”

Benefícios:
Equilíbrio físico, mental e espiritual.

Melhoria do nível de satisfação e motivação das pessoas da Empresa.

Melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade.

Melhoria da imagem da Empresa perante os clientes.

Higienizando/padronizando:

Estimular o estabelecimento e a manutenção de padrões documentos.

Padronizar rotinas. Sem padrões, cada um faz as coisas do seu jeito e julga segundo seus próprios critérios.

Exigir o cumprimento das regras de Segurança e de Medicina, Higiene e Saúde do Trabalho.

Respeitar e preservar o meio ambiente.

Observar os “sinais da vida”. Estar atento para identificar anormalidades.

Antecipar-se aos problemas. Não partir do princípio de que tudo está em ordem.

Trabalhar em equipe e respeitar a opinião dos outros.

Evitar fofocas, boatos ou brincadeiras de mau gosto. Elas ferem a sensibilidade e o respeito das pessoas.

Dicas:

Manter banheiros, refeitórios e outras áreas comuns impecáveis. Elas refletem o Senso de Zelo da Empresa.

O ambiente de trabalho precisa exalar perfume agradável. Todos têm que sentir o bom astral.

Usar comunicação visual alegre e eficaz.

Considerar a importância do paisagismo e da jardinagem. Um local bonito tende a ser mais produtivo.

Padronizar segundo as necessidades de cada ambiente.

Objetivo: manter o local de trabalho limpo e organizado

AUTODISCIPLINA (SHITSUKE)

Consiste em cumprir espontaneamente os padrões estabelecidos, mantendo a ética de comportamento. Este é o “S” que consolida todos os anteriores, ele é o reflexo
dos bons hábitos adquiridos, agora transformados em ações permanentes.

Como:

Desenvolver a “maturidade psicológica” das pessoas envolvidas com o funcionamento da empresa.

Benefícios:

Disciplina pessoal e profissional, natural e consciente.

Cumprimento dos procedimentos estabelecidos.

Busca permanente de autodesenvolvimento e de desafios.

Melhor entrosamento entre as pessoas.

Ambiente propício à criatividade e produtividade.

“Bom astral”.

Autodisciplina:

Cada indivíduo é o que repetidamente faz.

Pensar a “excelência” como um hábito e não como um feito.

Consciência ética, em relação às responsabilidades e compromissos assumidos com colegas, empresa e clientes.

Cumprir as regras e padrões estabelecidos.

Educar pelo exemplo.

Cultivar o bom relacionamento com colegas de trabalho.

Cultivar a autoanálise na busca de aperfeiçoamento pessoal e profissional.

Procurar fazer as coisas certas naturalmente.

Transparência e clareza de atitudes e objetivos.

Estabelecer e respeitar valores pessoais.

Dicas:

Esclarecer ás pessoas qual a tarefa a realizar e o que delas se espera.

Reconhecer e elogiar sinceramente.

Estar aberto a ajudar e não para criticar.

Objetivo: tornar naturais e espontâneos os procedimentos estabelecido na empresa.

CONCLUSÃO

Uma campanha 5S é um indispensável passo para qualquer projeto de melhoria em uma empresa, visto que, é praticamente impossível enxergar defeitos e falhas em ambiente sujo e desorganizado. O 5S pode trazer benefícios extraordinários para as pessoas, para a empresa e sociedade. Quanto custa fazer 5S? Praticamente nada, ao contrário: o ganho contabilizado pode ser enorme e não contabilizado (bem-estar) pode ser decisivo para o sucesso. Tudo depende do emprenho e desempenho das lideranças e colaboradores da empresa.

Este “S” tem inicio, mas não tem fim.

Lauro Milhomem Coutinho